Le logiciel de gestion des factures aide les entreprises à automatiser les tâches liées au traitement des factures. Lorsque les entreprises ou les départements comptables reçoivent des factures, celles-ci passent généralement par un processus d'approbation, après quoi leurs informations sont associées aux commandes de vente et d'achat, ainsi qu'aux paiements. Le logiciel de gestion des factures rationalise ce flux de travail en scannant les factures, en lisant et en extrayant les données dans le système, et en transférant les paiements électroniquement. Certaines solutions offrent une application mobile pour la visualisation et l'approbation à distance, en plus de l'allocation des paiements et de la sélection des comptes pour chaque paiement. Une fois les factures traitées, elles sont stockées soit dans le cloud, soit sur site pour un accès facile à une date ultérieure. Ces outils permettent souvent la saisie manuelle des données pour les factures en plus de la capture automatique des données.
Ces solutions logicielles bénéficient aux départements comptables en éliminant le besoin de dossiers papier, de saisie manuelle des données et d'envoi de chèques par courrier. Un certain nombre d'outils de gestion des factures offrent également des fonctionnalités de, ou s'intègrent avec, d'autres types de logiciels, y compris logiciel de facturation, logiciel d'approvisionnement, et logiciel de comptabilité.
Pour être éligible à l'inclusion dans la catégorie Gestion des Factures, un produit doit :
Extraire les factures d'autres logiciels ou par le biais de la numérisation et de l'OCR
Stocker les fichiers de factures, ainsi que l'historique des approbations et des paiements
Consolider plusieurs factures ou diviser une facture en plusieurs
Fournir des flux de travail d'approbation standard qui peuvent être personnalisés par les utilisateurs
Associer les factures aux commandes d'achat et de vente, ainsi qu'aux paiements
Synchroniser avec les comptes de l'entreprise pour transférer les paiements des factures approuvées
Suivre différents types de paiements tels que les dépôts ou les paiements partiels
Appliquer plusieurs paiements à une facture ou un paiement à plusieurs factures
Surveiller les dates d'échéance et les paiements en retard pour les factures AR et AP
