Saiba Mais Sobre Software de ERP de Distribuição
O que é Software de ERP de Distribuição?
O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) de distribuição fornece aos distribuidores e atacadistas soluções abrangentes para todas as tarefas envolvidas na distribuição de mercadorias. Este sistema de gestão inclui gestão de frotas, gestão de armazéns, controle de inventário, marketing, envio e gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Em vez de instalar software individual para cada etapa na cadeia de suprimentos de distribuição, o software de ERP de distribuição fornece funcionalidade para todos os processos de distribuição, otimizando-os em uma única plataforma.
Uma empresa de distribuição (também conhecida como distribuição por atacado) compra produtos acabados de fabricantes e os vende para outras empresas ou indivíduos. Algumas empresas de distribuição também podem adquirir produtos acabados, que vendem para fabricantes. Para ajudar essas empresas, um software de ERP de distribuição fornece um repositório central para gerenciar todos os processos envolvidos na distribuição, ajuda a manter melhores relações com os clientes e permite que os usuários analisem o desempenho financeiro e operacional de suas operações com precisão.
Quais Tipos de Software de ERP de Distribuição Existem?
Existem alguns tipos principais de soluções de ERP para distribuição:
Na nuvem ou no local
O ERP na nuvem está lentamente substituindo os sistemas legados entregues no local, e o ERP de distribuição não é exceção à regra. Existem dois tipos de soluções de ERP na nuvem para distribuição — software tradicional no local que foi modernizado e movido para a nuvem, e produtos nativos da nuvem que estão disponíveis apenas como um modelo de assinatura (ou software como serviço (SaaS)).
Indústria agnóstica ou focada em verticais
O setor de distribuição por atacado abrange várias indústrias, desde manufatura e varejo até construção e minerais. Cada uma dessas indústrias requer condições especiais de transporte e armazenamento. Por exemplo, a distribuição de alimentos depende de caminhões e armazéns refrigerados, enquanto a distribuição de produtos químicos requer proteção contra materiais perigosos potencialmente perigosos. Uma solução de ERP de distribuição para empresas de alimentos e bebidas deve fornecer recursos para gerenciar datas de validade e vendas em massa ou lotes (em oposição a peças e unidades para produtos discretos).
Autônomo ou parte de sistemas ERP
Enquanto algumas soluções de ERP se concentram exclusivamente na distribuição, o ERP para software de manufatura também fornece recursos para logística. Fabricantes que precisam de recursos logísticos avançados se beneficiariam mais ao usar sistemas ERP como ERP discreto, ERP ETO, e ERP de modo misto.
Quais são os Recursos Comuns do Software de ERP de Distribuição?
Um sistema ERP dedicado à distribuição é construído para atender a todas as funções empresariais envolvidas no processo de distribuição. Como tal, os sistemas ERP de distribuição incluem uma ampla variedade de recursos e funcionalidades. Desde a aquisição até o envio, os recursos listados abaixo ajudam qualquer empresa a gerenciar todo o seu processo de distribuição.
Contabilidade: Os recursos de gestão financeira permitem que os distribuidores gerenciem contas a pagar, contas a receber, livros-razão gerais e outros aspectos financeiros envolvidos no processo de distribuição. Os distribuidores também podem configurar diferentes modos de pagamento em suas faturas para garantir pagamentos pontuais de seus clientes.
Inventário: Os distribuidores precisam rastrear o inventário de produtos acabados armazenados em seus armazéns em várias localizações. O ERP de distribuição permite que os gerentes de inventário monitorem os movimentos de inventário em tempo real para garantir que a empresa possa atender aos pedidos de seus clientes.
Gestão de armazéns: Os recursos de gestão de armazéns permitem que os distribuidores gerenciem todos os aspectos de seu inventário. Isso inclui recursos de controle de inventário que rastreiam pedidos de vendas e os correspondem com a disponibilidade de inventário e recursos de inteligência de negócios que permitem que os distribuidores identifiquem estoque que não está sendo comprado.
Compras: Os distribuidores criam pedidos de compra para atender à demanda do cliente. Empresas proativas também podem adquirir mercadorias com base em previsões de demanda, sem ter pedidos firmes de clientes. O ERP de distribuição ajuda os departamentos de compras a encontrar o equilíbrio ideal entre as quantidades encomendadas e a demanda do cliente.
Vendas e marketing: A maioria dos sistemas ERP de distribuição possui recursos de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) que permitem aos usuários se envolver com os clientes em um nível mais pessoal. Os recursos de CRM fornecem uma visão completa do perfil de um cliente com atividade de contato, histórico de compras, informações de contato e oportunidades de venda relacionadas. Isso ajuda a impulsionar uma comunicação mais significativa e eficaz com o cliente. Além disso, alguns sistemas ERP de distribuição fornecem um portal na internet para os clientes, que permite que eles façam pedidos e acompanhem o tempo estimado de chegada (ETA) no envio.
Montagem: As empresas de distribuição não precisam de software de manufatura, mas às vezes podem exigir funcionalidade para produção "leve", às vezes chamada de montagem ou kitting. Montagem refere-se à combinação de componentes para criar um produto (semelhante a móveis da Ikea), enquanto kitting agrupa produtos que podem ser vendidos juntos (como uma camisa e uma gravata). Essas operações não requerem software de manufatura, mas precisam ser gerenciadas para reduzir o desperdício e otimizar processos, especialmente para montagem e kitting em grande volume.
Logística: Para ser eficaz, os distribuidores precisam rastrear com precisão o movimento de mercadorias de fornecedores para clientes. O ERP de distribuição fornece funcionalidade para enfrentar esse desafio, como recebimento, picking e packing, e envio. Um software de ERP de distribuição também é feito sob medida para operações de armazém.
Recursos humanos (RH): Os módulos de RH das soluções de ERP de distribuição geralmente são limitados a gestão de força de trabalho e folha de pagamento. A funcionalidade para gestão de talentos é entregue através da integração com sistemas de gestão de capital humano.
E-commerce: Alguns sistemas ERP de distribuição permitem que os usuários configurem vitrines digitais de dentro do software. Se o usuário optar por configurar uma vitrine digital, o site pode ser vinculado ao inventário disponível para que os clientes possam acessar um catálogo completo de produtos. Recursos de e-commerce B2B, como gestão de pedidos, são frequentemente incluídos no software.
Análise: Painéis de análise permitem que os distribuidores avaliem tendências e dados operacionais dentro de seus negócios. Os usuários podem personalizar painéis para observar o desempenho do inventário, tempos de envio e oportunidades de vendas para reunir mais inteligência de negócios.
Outros recursos do software de ERP de distribuição: BOM, Desmontagem, Integrações, Lotes de Pagamento, e Tempo & Presença.
Quais são os Benefícios do Software de ERP de Distribuição?
O software de ERP de distribuição é benéfico de várias maneiras, sendo as mais comuns:
Fonte única de verdade: O software de ERP de distribuição é projetado para funcionar como um sistema de gestão empresarial centralizado para gerenciar todas as atividades de front-end e back-office para empresas de atacado e distribuição. Desde a gestão de armazéns até o envio para a porta do cliente, o software de ERP de distribuição fornece recursos para ajudar empresas de atacado e distribuição a garantir que todas as suas operações e necessidades empresariais sejam otimizadas.
Visibilidade da cadeia de suprimentos: Um dos principais motivos para implementar um software de ERP de distribuição é alcançar visibilidade unificada em todos os processos de distribuição. O sistema ERP de distribuição pode ser considerado um software unificado que conecta fluxos de trabalho de vários departamentos empresariais. Por exemplo, suponha que um trabalhador de varejo faça uma venda e registre o produto vendido no software de ERP de distribuição. Nesse caso, isso alertará automaticamente o armazém sobre os níveis de inventário dentro daquela loja específica. Isso permitirá que o armazém saiba se o estoque está acabando naquela loja específica e se eles precisam enviar mais remessas. Aumentar a visibilidade garante que os departamentos permaneçam conectados, permitindo que as empresas reajam rapidamente.
Previsão de vendas e inventário: O software de ERP de distribuição facilita o planejamento e a previsão de demanda. Usando dados históricos de vendas e aquisição armazenados no software, distribuidores e fornecedores podem avaliar quais produtos estão em alta demanda ou com baixo desempenho. Isso ajuda com previsões de vendas mais precisas e sinaliza a potencial saúde financeira de um negócio.
Aumento da lucratividade: O ERP de distribuição rastreia todos os custos associados às atividades de distribuição, como custos de produtos, envio e manuseio, processamento de pedidos e devoluções. Ao comparar esses custos com os números de vendas, o distribuidor pode calcular seu nível de lucratividade.
Melhoria na satisfação do cliente: O software de ERP de distribuição facilita para os distribuidores entregar os produtos certos no momento certo. Com visibilidade aprimorada em toda a cadeia de suprimentos, os clientes que fazem um pedido na vitrine digital alertarão automaticamente os trabalhadores no armazém para começar a embalar o pedido. Uma vez que esses pedidos são embalados e enviados, os motoristas podem participar de comunicação ao vivo com gerentes de frota e clientes com atualizações sobre quando suas remessas chegarão. No mundo dos negócios de hoje, tempos de envio rápidos e visibilidade para os clientes são cruciais para se manter competitivo.
Quem Usa Software de ERP de Distribuição?
Os sistemas ERP de distribuição são usados principalmente por departamentos responsáveis por compras, inventário, armazéns e logística. Esses departamentos são frequentemente encontrados em empresas de e-commerce, distribuidores por atacado e outros negócios de varejo e cadeia de suprimentos. Enquanto os departamentos envolvidos com logística são os principais usuários do software de ERP de distribuição, a natureza abrangente do software permite que outros departamentos se beneficiem de suas ofertas. Isso inclui equipes de vendas, profissionais de marketing e contadores.
Gerentes de inventário: O software de ERP de distribuição fornece gestão e controle de inventário, gera documentos de contagem de inventário para contagens cíclicas, rastreia pedidos de vendas e os corresponde com a disponibilidade de inventário, e inclui recursos para gerenciar armazéns em várias localizações. Esses recursos permitem que os armazéns tenham visibilidade total sobre seu inventário, permitindo que eles otimizem processos de embalagem e envio.
Aquisição: Profissionais de aquisição usam este software para identificar e atender à demanda por matérias-primas e produtos acabados. O sistema calcula as quantidades necessárias para atender aos pedidos dos clientes e determina os fornecedores ideais para esses produtos com base em seu desempenho passado.
Logística: As ferramentas de ERP de distribuição ajudam as equipes de logística a planejar e monitorar atividades como recebimento de inventário, picking e packing, e envio. Os usuários também podem usar o sistema para terceirizar operações como envio e armazenamento e para gerenciar relações com parceiros e fornecedores.
Vendas: As equipes de vendas usam o ERP de distribuição para criar e rastrear cotações de vendas, pedidos e faturas, bem como manter relações com clientes e prospects. Ao integrar com o módulo de inventário, os vendedores podem fornecer aos clientes informações sobre a disponibilidade de produtos ou um tempo estimado de entrega. Além disso, as vendas podem rastrear devoluções de produtos para identificar produtos de baixo desempenho e clientes insatisfeitos.
Contabilidade: Contadores rastreiam custos e lucratividade da empresa usando o ERP de distribuição. A maioria das soluções inclui módulos completos de contabilidade com planos de contas, livros-razão gerais e recursos de gestão financeira.
Quais são as Alternativas ao Software de ERP de Distribuição?
Alternativas ao software de ERP de distribuição podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Sistemas ERP: Sistemas ERP fornecem funcionalidade para vários negócios, como fabricantes, provedores de serviços profissionais e empresas de logística. Uma empresa de distribuição pode se beneficiar ao usar sistemas ERP para expandir suas operações em novos segmentos de indústria não cobertos por soluções de ERP de distribuição.
Suítes de cadeia de suprimentos: Suítes de gestão de cadeia de suprimentos (SCM) podem ser muito semelhantes ao ERP de distribuição, com algumas exceções notáveis. Em primeiro lugar, as suítes SCM não incluem módulos para contabilidade e finanças. Elas também geralmente fornecem recursos avançados para operações logísticas, como transporte, que nem sempre estão incluídos no software de ERP de distribuição.
Software Relacionado ao Software de ERP de Distribuição
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com um software de ERP de distribuição incluem:
Plataformas de e-commerce: Enquanto alguns sistemas ERP de distribuição permitem que os usuários configurem suas lojas de e-commerce, integrar com plataformas de e-commerce mais robustas permitirá que os usuários acessem uma gama mais ampla de recursos. Isso também permite que os usuários vinculem seu inventário para alcançar maior precisão na representação dos níveis de estoque.
Contabilidade: Como os recursos de gestão financeira das soluções de ERP de distribuição podem ser limitados, a integração com software de contabilidade é frequentemente necessária. Por exemplo, as soluções de ERP de distribuição podem fornecer funcionalidade de faturamento e gestão de custos, mas nem sempre cobrem requisitos como transações entre empresas ou otimização de receita.
Vendas: Recursos de vendas e CRM, como geração de leads e campanhas de marketing, nem sempre estão incluídos no software de ERP de distribuição, razão pela qual os distribuidores frequentemente precisam integrar seu ERP com ferramentas de CRM e automação de marketing.
RH básico: Como mencionado acima, um software de ERP de distribuição pode incluir recursos de RH, como folha de pagamento, mas a funcionalidade avançada requer integração com software de gestão de talentos ou RH básico. Os distribuidores também podem optar por comprar software de folha de pagamento separado para necessidades empresariais específicas, como folha de pagamento global.
POS de varejo: Muitos sistemas ERP de distribuição incluem recursos de ponto de venda (POS). Quando o POS não faz parte do ERP, os usuários podem integrar perfeitamente o sistema ERP com o software POS. Quando um cliente faz uma compra, isso atualiza automaticamente os níveis de inventário nas lojas e rastreia o desempenho de vendas desse produto.
Quais Empresas Devem Comprar Software de ERP de Distribuição?
Ao contrário do software ERP agnóstico da indústria, este tipo de software se concentra nas necessidades empresariais dos seguintes tipos de empresas:
Atacadistas e distribuidores: Fabricantes médios e grandes têm departamentos ou divisões responsáveis pela distribuição quando não terceirizam operações logísticas. Essas unidades de negócios podem precisar de um sistema ERP separado dos outros departamentos, e não é incomum que os fabricantes usem várias soluções ERP para diferentes propósitos.
Fabricantes: Fabricantes médios e grandes têm departamentos ou divisões responsáveis pela distribuição quando não terceirizam operações logísticas. Essas unidades de negócios podem precisar de um sistema ERP separado dos outros departamentos, e não é incomum que os fabricantes usem várias soluções ERP para diferentes propósitos.
Varejistas: Muitas soluções de ERP de distribuição fornecem recursos de varejo, como POS, que permitem que os varejistas usem o mesmo sistema para todas as atividades na loja e operações de front-office e back-office. Esses recursos permitem que os varejistas consultem rapidamente números de peças de clientes e números de peças de fornecedores. Além disso, o sistema POS aceita vários tipos de pagamento para garantir que cada cliente tenha suas necessidades atendidas.
Provedores de logística terceirizados: Empresas 3PL gerenciam operações logísticas em nome de seus clientes. Um sistema ERP de distribuição permite que eles gerenciem o inventário de seus clientes e o movimento de mercadorias de fornecedores para os usuários finais.
Como Comprar Software de ERP de Distribuição
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de ERP de Distribuição
A lista de requisitos deve incluir recursos essenciais necessários pelo comprador para gerenciar operações. Quando os compradores já usam software de contabilidade que não pretendem substituir, os requisitos para gestão financeira não devem ser incluídos na lista. Em vez disso, os requisitos para integração entre o software ERP e o software de contabilidade existente devem fazer parte da lista de requisitos.
Comparar Produtos de Software de ERP de Distribuição
Crie uma lista longa
Uma lista longa deve incluir todas as opções que podem fornecer aos compradores a funcionalidade de que precisam. A lista longa deve consistir em software de ERP de distribuição e sistemas ERP com módulos de logística, se o comprador for um fabricante.
Crie uma lista curta
A melhor maneira de criar uma lista curta é eliminar produtos da lista longa usando critérios, como o modelo de entrega do software ou a presença global do fornecedor. Os compradores também podem eliminar fornecedores que não estão dispostos a responder aos seus RFIs ou RFPs.
Conduza demonstrações
As demonstrações devem se concentrar em como cada produto fornece dados em tempo real e apoia atividades de distribuição, como reabastecimento e operações de armazém. Também é essencial avaliar quão amigável é um software. A experiência do usuário é crítica para todos os tipos de usuários, desde funcionários regulares até gerentes e funcionários móveis, como motoristas de caminhão.
Seleção de Software de ERP de Distribuição
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção inclui gerentes de todos os departamentos que mais se beneficiariam ao usar o software, como aquisição, logística, armazém e gestão de inventário. A equipe também pode incluir membros de outros departamentos que usarão o sistema, como vendas, contabilidade e RH. Além disso, projetos de seleção complexos podem exigir um gerente de projeto dedicado e consultores externos com experiência na área.
Negociação
Os produtos na lista curta geralmente são muito semelhantes, então os compradores precisam negociar com cada fornecedor para tomar uma decisão final. O preço do software é uma parte integral do processo de negociação, assim como os serviços que o fornecedor fornece.
Como os fornecedores tendem a agrupar software e serviços juntos, os compradores precisam avaliar o valor de sua oferta, não apenas seu custo. Por exemplo, um software de baixo custo que fornece apenas recursos básicos para distribuição pode oferecer menos valor por dólar gasto do que uma solução avançada mais cara que inclui personalização e suporte ilimitado.
Decisão final
Considerando tudo, o ROI estimado do software é o fator mais crucial ao tomar a decisão final. Embora os fornecedores geralmente forneçam um ROI estimado de seu software, os compradores devem solicitar provas que responsabilizem o fornecedor por sua oferta. Por exemplo, os compradores podem pedir para falar com empresas semelhantes às deles para avaliar como o software os ajudou. Uma empresa de distribuição de alimentos não deve aceitar referências de atacadistas em outras indústrias, como moda ou eletrônicos.
Quanto Custa o Software de ERP de Distribuição?
Embora o preço do ERP de distribuição seja geralmente direto, os compradores devem tentar identificar quaisquer custos ocultos. Por exemplo, a funcionalidade de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) está incluída, mas requer configuração para diferentes parceiros comerciais.
Se os compradores planejam expandir suas operações, eles devem saber quanto custará adicionar novos usuários ou implementar o sistema em uma nova localização.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI estimado mencionado acima pode ser comparado com os benefícios reais do software, como reduções de custos ou aumento nos volumes de vendas.
Implementação do Software de ERP de Distribuição
Como o Software de ERP de Distribuição é Implementado?
A implementação do software de ERP de distribuição requer planejamento cuidadoso, uma equipe dedicada e múltiplas atividades, como migração de dados, configuração, testes e treinamento.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de ERP de Distribuição?
Os membros da equipe de seleção geralmente estão envolvidos na implementação, pois já têm alguma experiência com o software. Parceiros de fornecedores podem estar envolvidos quando o sistema é implementado em várias localizações ou unidades de negócios. Os fornecedores também geralmente fornecem um gerente de projeto dedicado para implementações complexas.
Como é o Processo de Implementação do Software de ERP de Distribuição?
Uma implementação em fases é preferível para operações complexas em várias localizações, como empresas de manufatura globais com divisões de logística. As localizações ou unidades de negócios que mais se beneficiam ao usar o software devem ser implementadas primeiro. Um centro de distribuição deve estar em funcionamento antes que as instalações de manufatura que dependem dele comecem a usar o sistema.
Quando Deveria Implementar o Software de ERP de Distribuição?
A implementação do software de ERP de distribuição deve ter um impacto mínimo nas operações do comprador. Por exemplo, distribuidores cujo pico de temporada é durante as férias de inverno devem evitar implementar novo software durante esse período.
Os compradores também precisam estar prontos para a implementação do novo sistema. Isso significa que a empresa tem funcionários suficientes para usar todos os componentes do software. Os dados que precisam ser transferidos para o novo sistema devem estar atualizados e precisos. Embora os fornecedores possam ajudar com a limpeza de dados, o comprador é responsável por atividades como contagens de inventário. Um distribuidor não deve começar a usar um novo software a menos que saiba exatamente quantos produtos tem em mãos para cada localização, armazenamento em armazéns externos ou em trânsito de fornecedores.
Tendências do Software de ERP de Distribuição
Algumas tendências significativas que permeiam o mercado de distribuição incluem maior visibilidade e mais automação em toda a cadeia de suprimentos. Aqui estão algumas tendências que podem surgir no futuro previsível do software de ERP de distribuição:
Varejo omnichannel
O varejo omnichannel é uma tendência crescente que permite que os clientes comprem e devolvam itens através de vários canais de varejo. Por exemplo, um cliente pode comprar um produto online e depois devolver esse item em uma loja física para um reembolso se estiver insatisfeito com o item. Para as empresas, isso significa acompanhar esse item específico com códigos de barras e números de item para contabilizar o fato de que o produto foi comprado e devolvido. Os sistemas ERP de distribuição ajudam a melhorar a visibilidade do inventário para ajudá-los a acompanhar os produtos disponíveis em estoque.
Internet das coisas (IoT)
As tecnologias IoT ajudam ainda mais armazéns e distribuidores a manter a visibilidade sobre o paradeiro de todo o seu inventário. Por exemplo, os distribuidores podem anexar etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) a produtos essenciais ou de maior preço para ter visibilidade completa sobre eles até que sejam vendidos. Com etiquetas RFID anexadas aos produtos, os clientes também têm visibilidade real sobre a localização exata de um produto a qualquer momento. Isso ajuda com ETAs de entrega e notificações sobre quaisquer atrasos no envio de um produto.
