O que são auditorias de conformidade?
Uma auditoria de conformidade é uma revisão formal das operações e procedimentos de uma organização para garantir que todas as regras, normas, leis e regulamentos aplicáveis sejam cumpridos. A auditoria é geralmente seguida por um relatório que cobre a força das preparações de conformidade, políticas de segurança, procedimentos de gestão de riscos e controles de acesso de usuários ao longo da auditoria.
Uma auditoria de conformidade dá à organização clareza sobre se estão fazendo tudo o que deveriam. O relatório preenche quaisquer lacunas na conformidade e também faz recomendações para resolver problemas. As informações do relatório e da auditoria variam dependendo da organização, se é uma empresa pública ou privada, o tipo de dados que lida regularmente e se armazena dados financeiros sensíveis.
As organizações geralmente usam software de gestão de auditoria para agilizar seus processos de auditoria e cumprir regulamentos ou políticas internas. Profissionais de conformidade e gerentes de operações usam essas ferramentas para agendar as auditorias e analisar adequadamente os resultados.
Tipos de auditorias de conformidade
Existem diferentes tipos de auditorias de conformidade que uma organização pode optar por conduzir. O tipo dependerá do setor da empresa. Alguns tipos comuns de auditorias de conformidade são:
- HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde de 1996): Específica para organizações de saúde e fornece a privacidade e segurança das informações médicas dos clientes. Também inclui regulamentos que protegem funcionários que perderam ou mudaram de emprego, especificamente seguradoras de saúde, serviços de limpeza de saúde ou qualquer provedor de saúde que lide com informações de saúde sensíveis. Se for encontrada não conformidade, as multas podem chegar a milhões de dólares.
- PCI-DSS (Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento de 2006): Especifica as etapas necessárias que as organizações na indústria de cartões de crédito devem seguir para garantir o gerenciamento e segurança adequados dos dados dos consumidores. Qualquer empresa que processe pagamentos com cartão de crédito ou transmita dados de cartão de crédito deve realizar uma auditoria de conformidade PCI em sua infraestrutura de TI para identificar riscos aos dados dos consumidores. A prova de não conformidade pode resultar em multas de até 100.000 dólares.
- SOC 2 (Controles de Sistema e Organização): Uma auditoria de segurança de dados especificamente projetada para provedores de serviços que armazenam dados de clientes na nuvem. Seu objetivo é garantir a segurança dos dados dos clientes, assegurando que as empresas tenham políticas e procedimentos rigorosos para proteger essas informações.
- SOX (Lei Sarbanes-Oxley de 2002): Inclui auditorias e regulamentos financeiros para todas as empresas públicas. O principal objetivo desta auditoria é proteger os investidores, exigindo que as empresas públicas mantenham integridade e honestidade em suas divulgações corporativas. Se violado, as multas são aplicadas aos CEOs e CFOs.
- ISO (Organização Internacional de Padronização): Um padrão de conformidade de segurança da informação que ajuda as empresas a gerenciar a segurança de ativos, como dados de funcionários ou terceiros, informações financeiras e propriedade intelectual. Esta auditoria envolve um processo de gestão de riscos que inclui pessoas, processos e tecnologia.
- Recursos Humanos: Embora mais geral, existem vários tipos de auditorias de conformidade que um departamento de RH realiza para garantir um ambiente de trabalho seguro e amigável. Normalmente, promovem emprego igual e justo, livre de preconceitos e discriminação.
- Serviço de Receita Interna (IRS): As auditorias de conformidade do IRS verificam se uma organização está em conformidade com os códigos fiscais estabelecidos a nível federal.
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR): Define diretrizes para a coleta e processamento de informações pessoais de empresas na União Europeia (UE). O padrão se aplica a todas as empresas na UE, além de empresas fora da UE que lidam com dados de cidadãos da UE. A prova de não conformidade pode atrair multas de até 20 milhões de euros ou 4% do faturamento anual de uma empresa.
Benefícios das auditorias de conformidade
Quando realizadas corretamente, as auditorias de conformidade podem levar a muitos benefícios. Alguns deles incluem:
- Segurança no local de trabalho: Os regulamentos de conformidade promovem a segurança no local de trabalho e permitem que as organizações atendam aos requisitos que garantem um ambiente seguro para seus funcionários.
- Documentar o status de conformidade: Trilhas de auditoria devidamente conduzidas fornecem aos gerentes e à liderança sênior uma melhor compreensão das incertezas sobre os requisitos em torno de regulamentos específicos.
- Gerenciar riscos: Realizar uma análise de risco identifica e aborda quaisquer deficiências de conformidade. Isso reduz o risco de acidentes, violações de segurança cibernética, multas pesadas, ações de execução e má publicidade.
- Verificar processos: Realizar uma auditoria pode ajudar a verificar processos relacionados à segurança de dados sensíveis, registros financeiros, saúde e segurança e folha de pagamento.
Melhores práticas para auditorias de conformidade
À medida que as organizações realizam auditorias de conformidade, existem melhores práticas a seguir que garantem que nada passe despercebido. Essas melhores práticas incluem:
- Implemente políticas e procedimentos escritos, como uma política de ética ou guia de conduta, para referência quando necessário.
- Designe um oficial de conformidade ou um comitê de conformidade para garantir que a organização esteja sempre dentro dos regulamentos e padrões.
- Conduza treinamento e educação eficazes para todos os funcionários para a melhor chance de evitar multas.
- Desenvolva linhas de comunicação eficazes em torno de processos e procedimentos.
- Conduza monitoramento interno, auditorias, revisões e inspeções.
- Implemente padrões e diretrizes disciplinares para evitar multas.
- Responda rapidamente a ofensas detectadas contra padrões de conformidade e transite rapidamente para ações corretivas.
Auditorias de conformidade vs. auditorias internas
Uma auditoria de conformidade é às vezes confundida com uma auditoria interna, geralmente porque a mesma pessoa as conduz. No entanto, cada auditoria revisa diferentes aspectos de uma organização e produz resultados diferentes.
Uma auditoria interna avalia quão bem uma organização segue seus próprios códigos de conduta internos e processos formais. Por outro lado, uma auditoria de conformidade avalia quão bem uma organização segue leis e regulamentos externos em vários setores.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
