Saiba Mais Sobre Software de Automação de Serviços Profissionais
O que é Software de Automação de Serviços Profissionais?
O software de automação de serviços profissionais (PSA) fornece todos ou a maioria dos recursos necessários para gerenciar uma empresa de serviços profissionais. Isso permite que as empresas de serviços gerenciem a demanda, vendas, entrega de serviços e acompanhem custos e lucratividade. O PSA é mais benéfico para empresas médias e grandes com portfólios de serviços complicados e, muitas vezes, presença internacional.
Principais Benefícios do Software de Automação de Serviços Profissionais
- Fornecer um único repositório de dados para todos os departamentos de uma empresa de serviços profissionais
- Gerenciar projetos, tarefas e atividades de maneira colaborativa, o que aumenta a produtividade e eficiência dos funcionários
- Melhorar a satisfação do cliente ao alinhar a demanda do cliente com as capacidades da empresa, garantindo assim que os serviços vendidos possam ser entregues com sucesso
Por que Usar Software de Automação de Serviços Profissionais?
O PSA substitui múltiplos sistemas díspares usados por diferentes departamentos de uma empresa de serviços profissionais, como contabilidade, gerenciamento de projetos ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). O PSA é benéfico para empresas de serviços que costumavam depender de software de planejamento de recursos empresariais (ERP) que não foi projetado para sua indústria e exigia personalização ou integração com outros softwares.
Otimize o gerenciamento de recursos — Recursos humanos e materiais representam os gastos mais importantes para empresas de serviços profissionais. Portanto, essas empresas devem otimizar a alocação de recursos para evitar desperdícios, entregar projetos de alta qualidade e serem lucrativas ao mesmo tempo.
Monitore custos e lucratividade — Um sistema unificado permite que as empresas de serviços acompanhem os custos dos recursos usados para entregar projetos. O PSA também ajuda as equipes de contabilidade a gerenciar receitas e compará-las com os custos para determinar a lucratividade da empresa.
Quem Usa Software de Automação de Serviços Profissionais?
Todos os funcionários de uma empresa de serviços se beneficiam do uso do PSA, assim como seus parceiros e freelancers. O software PSA geralmente fornece portais para que os clientes acessem certos tipos de informações, como o progresso de seus projetos ou para enviar solicitações de atendimento ao cliente.
Os departamentos que mais precisam de PSA são o escritório de gerenciamento de projetos, vendas e marketing, e contabilidade.
Gerentes de projetos e portfólios — Os gerentes de projetos e a equipe do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) definem as tarefas, recursos e atividades necessárias para entregar os serviços vendidos pela empresa. Serviços semelhantes são geralmente agrupados em portfólios e podem compartilhar recursos para melhor eficiência. O PSA também fornece recursos para monitorar projetos em várias equipes e portfólios, identificar gargalos e fornecer ações corretivas.
Vendas e marketing — Os mercados de serviços são muito competitivos, então as empresas precisam se diferenciar de seus concorrentes. Para isso, as equipes de marketing precisam personalizar campanhas para atrair prospects que têm mais chances de se tornarem clientes. Os vendedores usam o PSA para manter relacionamentos com prospects e clientes, melhorando assim sua satisfação e garantindo sua lealdade. O PSA também oferece oportunidades de upsell e informações valiosas sobre quais serviços são os mais lucrativos.
Equipes de contabilidade — Os contadores usam o software PSA para acompanhar custos como horas de consultoria e despesas de viagem, e garantir que projetos e serviços estejam gerando lucro. A equipe de contabilidade também precisa garantir que a faturação seja feita com precisão e que os clientes paguem pelos serviços que receberam. Ao mesmo tempo, os contadores processam pagamentos para parceiros, contratados e folha de pagamento interna. Para grandes empresas, os contadores usam o PSA para consolidar dados financeiros de várias entidades empresariais. Finalmente, o PSA ajuda os profissionais de finanças com o fechamento de mês e ano, e a gerar demonstrações financeiras.
Tipos de Software de Automação de Serviços Profissionais
O software PSA varia em escopo, funcionalidade e na forma como é implementado pelos compradores.
PSA tudo-em-um — Como o nome sugere, o PSA tudo-em-um oferece todos os recursos necessários para gerenciar uma empresa de serviços profissionais, desde gerenciamento de projetos e portfólios até vendas e marketing, contabilidade e, às vezes, RH ou folha de pagamento. Todos esses recursos são fornecidos como um sistema integrado ou suíte de soluções que os compradores podem adquirir separadamente.
PSA best-of-breed — Este tipo de PSA foca principalmente no gerenciamento de projetos e portfólios e recursos relacionados, como gerenciamento de recursos. Embora possa incluir funcionalidades para faturamento, CRM e marketing, esses recursos são geralmente limitados, e as empresas precisam integrar com outros sistemas para necessidades avançadas. As empresas que fornecem esses produtos geralmente fazem parceria com um ou alguns parceiros para fornecer integração mais estreita com seu software de CRM ou contabilidade.
PSA específico para a indústria — A maioria dos softwares PSA pode ser usada em qualquer indústria de serviços, mas alguns fornecedores se especializam em um ou alguns setores de nicho. Por exemplo, o software de gerenciamento de agências atende às necessidades de agências de marketing e relações públicas, bem como departamentos de marketing ou grandes empresas. Além dos recursos do PSA, essas soluções também fornecem funcionalidades específicas para marketing, como revisão online e gerenciamento de conteúdo.
Recursos do Software de Automação de Serviços Profissionais
A maioria dos produtos PSA fornece os recursos listados abaixo, mas sua robustez varia significativamente de um produto para outro. Portanto, é essencial que os compradores entendam quais recursos estão incluídos e como são entregues (prontos para uso ou através de integração e personalização).
Gerenciamento de projetos — Projetos são o núcleo de qualquer negócio orientado a serviços. Cada tipo de serviço é entregue através de um ou mais projetos que definem e acompanham recursos, cronogramas, prazos e entregas. O PSA define, implementa e monitora todos esses projetos, individualmente ou em grupo.
Gerenciamento de portfólio — As empresas de serviços tendem a se especializar em apenas uma ou algumas indústrias, como marketing, TI ou consultoria empresarial. Para cada uma dessas indústrias, as empresas fornecem múltiplos tipos de serviços, como desenvolvimento de software e suporte técnico para TI. Cada serviço pode ser entregue de várias maneiras, como diferentes níveis de suporte ou em diferentes frequências (uma vez vs. contínuo). Todos os projetos relacionados a um tipo de serviço são agrupados em portfólios, para que possam ser gerenciados e acompanhados juntos. Como esses projetos são muito semelhantes, eles compartilham recursos, conhecimento e indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Gerenciamento de recursos — Recursos humanos e materiais constituem uma parte importante dos custos operacionais de um negócio de serviços. Para entregar projetos no prazo e dentro do orçamento, os usuários do PSA precisam saber quais recursos estão disponíveis e quando, e como alocá-los a projetos para evitar gargalos. Como os projetos muitas vezes mudam, a utilização e o planejamento de recursos precisam ser flexíveis para se adaptar.
Contabilidade de projetos — O software de contabilidade padrão gerencia dados financeiros apenas no nível da empresa, não por projeto ou portfólio. Para preencher essa lacuna, o software PSA fornece funcionalidades para contabilidade de projetos e para acompanhar os custos e a lucratividade de cada portfólio, às vezes por projeto.
Vendas e marketing — A maioria dos produtos PSA inclui recursos para vendas e marketing, como gerenciamento de clientes e comunicações. O PSA também ajuda os usuários a definir e gerenciar preços e descontos para os serviços oferecidos pela empresa. Para recursos avançados, como gerenciamento de leads, o software PSA geralmente se integra com software de CRM e vendas.
Colaboração — A colaboração torna os funcionários mais produtivos ao permitir que compartilhem conhecimento, conteúdo e trabalhem juntos em tarefas e projetos. Isso é particularmente importante para projetos complexos e tarefas difíceis que só podem ser entregues por uma equipe de vários funcionários. Usuários externos, como freelancers, também se beneficiam do uso de recursos do PSA, como espaços de trabalho para colaborar com os funcionários da empresa.
Outros Recursos do Software de Automação de Serviços Profissionais: Capacidades de Pagamentos, Capacidades de Mix de Portfólio, Capacidades de Desempenho de Portfólio, Capacidades de Contabilidade de Projetos, Capacidades de Planejamento de Projetos, Capacidades de Reconhecimento de Receita, Capacidades de Risco
Recursos Adicionais de Automação de Serviços Profissionais
RH e folha de pagamento — Um software PSA completo deve incluir funcionalidades para gerenciar funcionários e seus pagamentos. Isso garante que a empresa aloque funcionários a projetos com base em habilidades e experiência e que eles sejam pagos de forma justa por seu trabalho.
Gerenciamento de riscos — A entrega de projetos e portfólios complexos pode ser comprometida por vários tipos de riscos que têm o potencial de interromper as operações da empresa. Alguns riscos, como a falta de recursos, podem ser evitados através de um melhor planejamento. Riscos imprevisíveis, como mudanças na demanda do cliente, são difíceis de prever, mas as empresas podem definir planos de contingência para limitar seu impacto negativo em suas operações.
Tendências Relacionadas ao Software de Automação de Serviços Profissionais
O software PSA está em constante evolução de várias maneiras: alguns fornecedores ainda se concentram em suítes tudo-em-um, enquanto outros preferem se especializar em indústrias como TI, construção ou marketing e PR. Outras tendências importantes são descritas abaixo.
Trabalho remoto — À medida que um número crescente de funcionários está trabalhando de casa, e as empresas trabalham cada vez mais com freelancers, o software PSA se adaptou para suportar o trabalho remoto. Por exemplo, usuários externos podem acessar o software PSA para colaborar com os funcionários da empresa, mas têm acesso limitado para evitar violações de dados e exposição de informações sensíveis. Além disso, o software PSA oferece recursos avançados para colaboração, como espaços de trabalho, discussões e reuniões ou eventos online, facilitando o trabalho dos usuários de casa.
Gerenciamento estratégico de portfólio — Grandes empresas de serviços exigem recursos avançados para otimizar seu portfólio de produtos. Alguns produtos PSA oferecem funcionalidades para gerenciamento estratégico de portfólio, permitindo que clientes empresariais definam e implementem estratégias para otimização de portfólio. Embora esses recursos não sejam críticos para a maioria das pequenas e médias empresas (PME) que são empresas de serviços, eles são cruciais para empresas médias a grandes em indústrias baseadas em projetos, como arquitetura, engenharia e construção (AEC).
Software e Serviços Relacionados ao Software de Automação de Serviços Profissionais
Dependendo do nível de suporte funcional de um software PSA, pode ser necessária integração para complementá-lo. Alguns dos tipos mais comuns de software que se integram com o PSA são descritos abaixo.
Sistemas ERP — Empresas que fornecem uma mistura de produtos e serviços podem precisar usar um sistema ERP além do PSA. Por exemplo, um fabricante de equipamentos industriais usaria ERP para produção e PSA para serviços como instalação e manutenção de equipamentos.
Software de contabilidade — Recursos avançados de contabilidade, como consolidação financeira, nem sempre estão incluídos no software PSA, razão pela qual as empresas podem precisar usar pacotes financeiros separados. A contabilidade também pode ser necessária para empresas globais gerenciarem transações em várias moedas.
Software de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) — O software PPM é usado para complementar o PSA, que nem sempre inclui recursos avançados para gerenciamento de portfólios. Funcionalidades para risco de portfólio e gerenciamento estratégico de portfólio geralmente não fazem parte do software PSA, mas são entregues pela maioria dos produtos PPM.
Software de gerenciamento de viagens e despesas — Embora o software PSA acompanhe os custos de projetos, ele nem sempre inclui recursos robustos para gerenciamento de viagens e despesas. Em alguns mercados, como consultoria empresarial, as viagens representam um custo considerável, que impacta significativamente a lucratividade da empresa. Além disso, a reserva de viagens e acomodações geralmente não é suportada pelo software PSA.
